Par cette politique en matière de protection de la vie privée pour Microsoft Teams, MANE souhaite :
- Vous informer sur les données à caractère personnel collectées et traitées vous concernant lorsque vous participez à des réunions Microsoft Teams organisées par un collaborateur MANE
- Définir certaines lignes directrices relatives à l'utilisation de Microsoft Teams et ses fonctionnalités
Cette politique s'applique aux participants internes et externes à des réunions Microsoft Teams organisées par un collaborateur MANE.
QUELLES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ET POUR QUELLES FINALITES ?
Accès à des réunions Microsoft Teams
Lorsque vous participez à des réunions Microsoft Teams organisées par un collaborateur MANE, nous collectons votre adresse électronique, votre identifiant O365, votre photo de profil, votre nom et votre numéro de téléphone (si vous participez à la réunion par téléphone). Ces informations sont visibles dans la galerie pendant la réunion afin de donner un aperçu des participants et seront également enregistrées par la suite afin de montrer qui a participé à la réunion. Les conversations chat de la réunion ainsi que les fichiers partagés pendant la réunion sont également stockés dans Teams. Ces données à caractère personnel seront uniquement utilisées à des fins de gestion et d'authentification de votre accès à la réunion, de visualisation des participants et, le cas échéant, de gestion des enregistrements de la réunion.
Les enregistrements seront conservés jusqu'à ce que l'organisateur de la réunion quitte MANE.
Enregistrement de réunions Microsoft Teams
Les employés MANE qui organisent une réunion Teams doivent, pour les réunions dont on sait à l'avance qu'elles seront enregistrées, le mentionner dans l'invitation à la réunion.
Les invités ou participants à la réunion ne peuvent ni démarrer, ni arrêter l'enregistrement. Une fois l'enregistrement démarré (ou arrêté), vous en êtes clairement informé par une bannière en haut de l'écran. Lorsque vous vous connectez par téléphone, un message d'information est diffusé au début et à la fin de l'enregistrement.
Les enregistrements seront conservés
- 6 mois pour l'ensemble des enregistrements (par défaut)
- 1 an pour des enregistrements de type "Management Board" (Réunion des conseils d’administration)
- 5 ans pour des enregistrements de type "Training" (réunion ou présentation ayant pour but une formation interne)
Les enregistrements seront exclusivement utilisés
- A des fins d'archivage (par ex. pour la référence personnelle des participants à la réunion)
- A des fins de partage des connaissances (par ex. pour partager l'enregistrement de la réunion avec des invités qui n'ont pas pu assister à la réunion)
- A des fins de formation au sein de MANE (par ex. pour enregistrer des formations en ligne et les mettre à la disposition de l'ensemble de l'organisation MANE via l'intranet de MANE et/ou d'autres apps O365)
Les enregistrements de réunions seront ensuite accessibles comme suit
- Par défaut, seuls les participants à la réunion ont accès à l'enregistrement
- Le participant qui a démarré l’enregistrement ou l’organisateur de la réunion peut partager l’enregistrement, comme tout document stocké sur leur espace OneDrive au sein de MANE (par ex. au niveau du groupe ou d'un canal, ou à des personnes spécifiques, ou à l'ensemble de l'entreprise). Le partage des enregistrements au niveau global de l'entreprise nécessite néanmoins le consentement de tous les participants
- Les enregistrements de conversations chat dans Microsoft Teams ne doivent être partagés avec des utilisateurs absents du chat qu'avec le consentement préalable de tous les participants au chat
- L'enregistrement de la réunion ne doit être partagé avec des participants externes que moyennant le consentement préalable de tous les participants à la réunion
Stockage
- Dans le cas d’une réunion Teams dont l’enregistrement est programmé (avec invitation(s)), l’enregistrement est stocké sur l'espace OneDrive de l'organisateur de la réunion
- Dans le cas d’un enregistrement déclenché depuis une réunion Teams (immédiate ou programmée), l’enregistrement est alors stocké dans le site SharePoint Online associé au canal Teams
Partage de contenu
Les participants à une réunion ne sont pas autorisés à partager des contenus comportant des catégories particulières de données (données de santé, convictions religieuses, etc.).
Les participants à une réunions sont autorisés à partagés des informations confidentielles dans le strict respect de la politique de confidentialité MANE.
Personnalisation de l'arrière-plan
Tout participant à une réunion a la possibilité de personnaliser son arrière-plan en téléchargeant des photos, images, etc. Cette fonctionnalité n'est pas destinée à collecter des données à caractère personnel. Il n'est pas permis de télécharger des images inappropriées.
OU STOCKONS-NOUS VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ?
Vos données à caractère personnel seront stockées au sein du locataire O365 de MANE, dans la plateforme cloud de Microsoft. V. MANE FILS (620 route de Grasse, 06620 Le Bar-sur-Loup) intervient en qualité de responsable du traitement de ces données. Microsoft intervient en qualité de sous-traitant et traite exclusivement vos données à caractère personnel en vue de fournir à MANE les fonctionnalités de réunion Microsoft Teams, à l'exception des opérations commerciales légitimes de Microsoft. Pour ces dernières, Microsoft intervient en qualité de responsable du traitement.
Voir la politique de confidentialité de Microsoft pour plus d'informations.
QUELS SONT MES DROITS EN MATIERE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVEE ET COMMENT LES EXERCER ?
Vous disposez à tout moment d'un droit d'accès, de rectification et de suppression à l'égard de vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de vous opposer à l'enregistrement d'une réunion. Dans un contexte de formation, vous comprendrez que vous ne serez dès lors pas autorisé à participer à la formation, l'enregistrement étant obligatoire en vue de rendre la formation accessible au niveau de l'entreprise.
Vous pouvez envoyer votre demande à dpo@mane.com. Vous avez le droit de déposer plainte auprès des autorités de protection des données (la CNIL).